april 8, 2025

Hoe verloopt een wettelijke controle?

De stappen en voorbereiding uitgelegd

Indien uw organisatie voldoet aan de wettelijke criteria, bent u verplicht de jaarrekening te laten controleren door een onafhankelijke accountant. Voor veel bestuurders en financieel verantwoordelijken is de accountantscontrole een jaarlijks terugkerend traject. Toch roept het proces regelmatig vragen op: wat houdt de controle precies in, hoe verloopt deze, en welke voorbereiding is vereist?

In dit artikel wordt uiteengezet hoe een wettelijke controle doorgaans verloopt en hoe u zich hierop adequaat kunt voorbereiden.

Fases van de wettelijke controle

Een accountantscontrole betreft meer dan uitsluitend een cijfermatige toetsing. Het is een gestructureerd en risicogericht proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening vrij is van materiële afwijkingen. De controle kent doorgaans de volgende fasen:

1. Kennismaking en risico-inschatting (planningsfase)

In de voorbereidende fase verdiept de accountant zich in uw organisatie, de sector waarin u actief bent, de administratieve processen en relevante wet- en regelgeving. Op basis van een risicoanalyse worden controlewerkzaamheden afgestemd op de specifieke omstandigheden van uw onderneming.

Onderwerpen in deze fase zijn onder meer:

• Welke posten in de jaarrekening zijn gevoelig voor fouten of fraude?
• Welke processen zijn kritisch, zoals omzetverantwoording, inkoop of waardering van voorraden?

De uitkomst hiervan vormt de basis voor het controleplan, waarin onder andere de aard, timing en omvang van de werkzaamheden worden vastgelegd.

2. Interim-controle

Gedurende de interim-fase toetst de accountant de opzet en werking van de interne beheersingsmaatregelen. Hierbij wordt onder meer gekeken naar:

• De goedkeuringsprocedures van facturen;
• De autorisatie van betalingen;
• De registratie van voorraden en debiteurenbeheer.

Indien de interne processen effectief en betrouwbaar blijken, kan dit leiden tot een efficiëntere jaarrekeningcontrole, waarbij gedeeltelijk op deze processen kan worden gesteund.

3. Eindejaarscontrole (jaarrekeningcontrole)

Na afronding van het boekjaar controleert de accountant de door u opgestelde jaarrekening aan de hand van onder andere:

• Steekproeven in de onderliggende administratie;
• Vergelijking met externe bronnen, zoals bankafschriften en belastingaanslagen;
• Detailcontroles op posten zoals omzet, voorraden, voorzieningen en vorderingen.

Het doel is vast te stellen of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de organisatie per balansdatum.

4. Afronding en controleverklaring

Na afronding van de controle worden de bevindingen besproken met het bestuur of de directie. Indien van toepassing, worden verbeterpunten of aanbevelingen vastgelegd in een management letter of afzonderlijke rapportage.

Indien de accountant tot de conclusie komt dat de jaarrekening voldoet aan de gestelde verslaggevingscriteria, wordt een controleverklaring afgegeven. Deze verklaring maakt integraal onderdeel uit van de jaarrekening en is vereist bij deponering in het Handelsregister.

Voorbereiding op de controle

Een goede voorbereiding draagt bij aan een efficiënt en zorgvuldig controleproces. De volgende aandachtspunten zijn van belang:

• Zorg voor een actuele, volledige en goed gedocumenteerde administratie;
• Bereid toelichtingen voor op bijzondere posten of afwijkingen;
• Leg interne processen, functiescheidingen en bevoegdheden duidelijk vast;
• Wijs binnen uw organisatie een vaste contactpersoon aan voor de accountant.

Het belang van een kwalitatieve controle

Een wettelijke controle biedt meerwaarde. Naast het voldoen aan de wettelijke verplichting, creëert de controle vertrouwen bij externe stakeholders, zoals aandeelhouders, toezichthouders, financiers en subsidieverstrekkers. Daarnaast verschaft de controle inzicht in risico’s en biedt het concrete handvatten voor procesverbetering en beheersing.

Vragen over de controleplicht of behoefte aan ondersteuning?
Als gespecialiseerd kantoor denken wij graag met u mee. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.